能源科学与工程学院研究生会章程
总 纲
为了使研究生会的各项工作有序高效地开展，更好的为同学服务，特制定此章程。
研究生会规章制度包括《研究生会干部任免制度》、《研究生会部门组成及职能》、《研究生会会议制度》、《研究生会档案管理制度》、《干部、干事奖惩制度》、《研究生会工作程序》、《研究生会财务制度》等六项。
第一条 能源科学与工程学院研究生会是在院党委领导下、院团委指导下的研究生同学“自我教育、自我管理、自我服务”的学生性群众组织。
第二条 研究生会在“规格严格，功夫到家”的校训指引下，以全面发展、提高综合素质为目标，以学习为中心，倡导自我服务、自我管理、自我教育，一切工作的开展都以“公平、公正、公开”为原则、以“从同学中来，到同学中去”为宗旨，全心全意为学生服务。
第三条 本会的基本任务
（一）坚持党的基本路线，引导广大研究生认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，自觉运用马克思主义的世界观、方法论分析和解决问题，树立正确的价值观和人生观；
（二）发挥研究生会作为学院领导和有关部门联系研究生同学的桥梁和纽带作用，积极参与学校、学院民主管理，在维护国家、民族和学校利益的同时，通过各种渠道反映同学们的建设性意见和要求，维护广大研究生的正当权益；
（三）倡导和组织自我教育、自我管理、自我服务，开展丰富多彩、健康有益的学术科技、社会实践和文化体育等活动，促进校园文化建设，为研究生同学的成长成才服务；
（四）加强校内师生之间、同学之间的相互了解，增进学院研究生同学之间的团结，加强与校研究生会的联系，增进兄弟学院研究生组织之间的交流与合作。
第一章 研究生会干部任免制度
第一条 研究生会人员组成
研究生会由主席团、秘书处及各部门组成。
主席团由主席、副主席组成。研究生会下设秘书处、科技部、文体部、宣传部、生活实践部。各部门设部长一名、副部长及干事若干。
第二条 人员聘任
研究生会人员均采取公开招聘的方式选拔，择优录用。
招聘范围：能源学院全体研究生。
第三条 人员离任
（一）根据研究生会干部管理细则，工作不力、重大失误、受到处分、学习成绩及各项能力指标未达到研究生会干部标准的干部，由主席团讨论通过后，报院团委批准，解职；
（二）因特殊原因不能保证院研究生会工作的研究生会干部，须提前两个星期向主席团提出书面申请，待主席团批准后方可离任；
（三）在日常工作中，有违背《研究生会奖惩制度细则》，达到劝退程度者，由主席团讨论通过给予劝退处分；
（四）研究生会干部经中期考核，综合素质达不到研究生会要求者，由各部门报主席团考察批准解职。
第四条 人员监督
（一）研究生会干部、干事一经聘任，应在工作中自觉接受党组织的领导和团组织的指导，服从研究生会主席团的安排；
（二）干部、干事一经聘任，必须严格遵守研究生会各项规章制度，各司其职，恪尽职守；
（三）研究生会干部、干事一经聘任，其工作受主席团监督，每学期进行综合评定、考核；
（四）研究生会人员考核监督的日常工作由秘书处负责。
第二章 研究生会部门组成及职能
主席 负责院研究生会的全面工作，加强研究生会与同学之间的沟通联系，及时向院领导汇报工作，保持经常联系，反映广大研究生的意见和建议；统筹规划各类学生活动，协调研究生会各部门工作；负责各项活动的组织、策划和协调工作，安排做好工作计划和总结任务；并积极开展与兄弟院系的沟通合作。
副主席 协助主席日常管理工作，在主席不能履行职责时代为履行主席职责，五名副主席分管科技、文体、生活实践、秘书、宣传等工作，指导研究生会各职能部门工作，协调各方面的关系，并对其分管的各个部门的工作进行监督落实。
科技部 主管科研创新以及学习方面的事宜，倡导良好的学习、科研气氛，承办各项学术活动，积极开展各项专题讨论，提高和展示研究生同学的科研能力。
宣传部 坚持正确的宣传方向，负责一切宣传工作，对外塑造本院形象。举办就业讲座，整理研究生通讯以及校友事迹资料，以“图说能源”方式展示能源学院校友艰苦创业、志在四方的精神。
生活实践部 致力于策划组织各项社会实践及寝室文化建设活动，努力搭建校园和社会的桥梁，为研究生们提供各种接触社会的机会，促进研究生们投身社会实践，提高研究生们的交际沟通能力，使其在实践中不断充实完善自我。
文体部 承担学校的各种文体活动，组织班级间，系所间的联谊活动，丰富大家的课余生活，营造浓厚的人文氛围，推进校园文化建设，丰富研究生的业余文化生活；协调学校体育教学部，广泛开展各类群众性体育活动，提高研究生同学的身体素质和运动水平，并服从主席团安排的其他工作。
秘书处 负责研究生会内部干部人事的组织、管理及监督工作，协助主席团对研究生会干部进行人事监督，协同各部门组织开展各项活动，为各类活动提供后勤保障。
第三章 研究生会会议制度
为加强我院研究生会管理规范化、制度化、提高工作效率，制定以下制度。
第一条 研究生会的各项会议及其相应的职能、时间、与会人员
（一）研究生会例会
院研究生会例会每学期定期召开，会议由院研究生会主席团召集主持，主要内容是对前期工作进行总结，并由主席团宣布下一步工作计划。各职能部门的负责人进行述职，总结汇报上阶段工作及部门管理情况，呈交述职报告或口头述职。
参加人员有：主席团成员、各部门干部、干事等相关工作人员，如有需要，邀请指导老师出席，由秘书处负责签到。
（二）主席团会议
主席团会议不定期召开，负责商议、拟定研究生会整体工作，由主席负责召集。
（三）研究生会各部例会
院研究生会各部例会具体时间由分管副主席负责掌握。会议主要由各部长总结上一阶段工作并宣布下一步工作计划，参加人员包括分管主席、部门正副职干部及干事。会议由分管副主席召集并主持，学期结束递交会议记录。
（四）分管副主席会议
分管副主席会议每周一次，一般在每次主席团会议后举行。会议的主要内容是具体商定活动的实施方案。
第二条 会议记录制度
研究生会例会、主席团会议、研究生会各部例会由秘书处对每次会议做严格细致的文字记录并记入档案，各部例会由各部专人负责记录，由秘书处统一备案。
第三条 会议制度的日常监督工作由秘书处负责。
第四章 研究生会档案管理制度
文字管理制度
为了进一步加强学生的文字管理工作，作到书面材料全面、系统地反映研究生会工作，制定以下制度。
第一条 研究生会一切需印发的书面材料必须经过学院学工办审批，作严格数目记录后方可复印发放。
第二条 各职能部门的内部材料可由该部门人员自行处理、存档，统一用A4纸打印。
第三条 凡需印发或转发的材料应首先由各有关部门或项目小组设计起草，交秘书处统一办理、发放、存档。
第四条 研究生会开展的所有活动在活动结束一周内必须完成文字、图片及相关报道资料的撰写、收集和整理工作，做成统一的活动档案。此项工作由开展活动的相关部门或项目小组负责，最后活动的电子版和打印版统一交由秘书处记录存档。
第五条 各项活动的文字宣传工作由各部负责，保证新闻的时效性。
档案管理制度
为了进一步使研究生会的档案管理规范化、制度化，保证研究生会工作的整体性、连续性，制定本制度。
第六条 档案管理的内容：各种具有保留和实用价值的材料，包括会议记录、人事材料、外来函件、宣传稿件及工作信息、照片及底片、各部（室）活动档案、奖惩情况等内容。
第七条 档案收集：在日常工作中，秘书处应联系其他各部，把档案的收集工作做好。各部应自觉将需存挡的材料交到秘书处，由秘书处统一审查、核实、整理、打印后及时存档。
第八条 档案管理：秘书处在负责日常档案管理工作过程中，要按时整理，定期审查，保证档案不缺、不损、不乱。
第九条 档案利用：研究生会所有工作人员都有权从档案中获得有利于开展工作的各种信息。但利用档案必须经主席团成员同意并记录后才能调用，并能够及时归还。
第十条 档案交接：研究生会换届后，在主席团统一协调下，秘书处负责人应向下一负责人说明档案的详细结构和内容，同时出具档案清单，切实保证其连续性。
第五章 研究生会干部、干事奖惩制度
为了调动研究生会工作人员的积极性、主动性与创造性，同时为端正工作态度，增强工作责任心，增强各项规章制度的可执行性，制定本制度。
第一条 学生干部的基本要求
（一）具有较高的思想政治觉悟，坚持党的基本路线，有全心全意为同学服务的精神；
（二）作风正派、热情主动，有较强的工作能力和一定的实践经验，在同学中具有较高的威信；
（三）学习成绩优良，全面发展；
（四）模范遵守校纪校规。
第二条 研究生会干部均应自觉接受团组织的教育帮助，积极参加校、院的集体活动，虚心接受广大同学和监督并及时向上级领导反映研究生会组织和干部的工作情况。
第三条 主席团根据工作人员的日工作认证记录以及各部日常写实性记录，本着公平、公正的原则，对工作认真、表现出色的同学加以表扬和奖励。表扬和奖励的方式有：口头表扬、通报表扬、评选优秀干部干事、推荐参评校、院级优秀学生干部、活动积极分子等。
实行淘汰和破格提升制度，由各部根据各自工作具体情况提交变动方案，由主席团讨论通过，各部具体实施。
第四条 对工作极不负责或严重失职的研究生会成员视其情节轻重给予批评、警告、劝退。三次批评未有改观者给予警告，情节严重者，主席团酌情处理给予劝退。
第五条 院研究生会成员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”、科学发展观的重要思想，自觉加强道德修养，有一定的政治素质和理论水平。对于思想不过硬、道德水平低下，甚至有政治错误者，视情节给予警告、劝退。
第六条 违反学校纪律，情节严重者、受到校级以上处分者，勒令其退出研究生会。
第七条 有下列情况之一，研究生会将给予批评、警告。
（一）研究生会成员每学期应出席会议及活动，无故缺席（无故缺席是指事先不请假者，或虽事先请假，但在会议结束两天之内没向负责人销假和补记会议内容者）及请假超过两次；
（二）研究生会成员未能按时完成研究生会安排的工作任务；
（三）不服从研究生会工作安排、擅离职守；
（四）对所经管物品造成损坏遗失的。
第八条 对犯错误的同学，要热情帮助，严格要求。处理时要持慎重的态度，坚持调查研究、实事求是。处理结论要同本人见面，允许本人申辩、申诉和保留不同的意见。
第九条 对学生的鉴定、奖励、处分材料，均归入本人研究生会档案。
第十条 对于劝退的同学即刻取消其研究生会工作资格。
第六章 研究生会工作程序
研究生会工作流程为：活动构思→口头汇报→填写项目预算表→主席团审核→报团委通过→具体实施→活动详细总结、递交项目结算表。
第一条 活动构思：全盘考虑活动的目的、面向的对象、采取的宣传措施以及活动的具体步骤等诸方面因素，在考虑解决财务需求的前提下，充分估计活动可能遇到的困难及采取的相应策略。
第二条 口头汇报：一旦构思成功，向相关负责人作口头交流，然后开始着手制定计划。
第三条 填写活动经费预算表：经费预算表包括项目名称、活动的时间地点、申报的部门、项目负责人、活动费用登记，统一交由主席审批签字。
第四条 主席团审核：由主席、分管副主席及相关人员对部门活动进行听证，讨论通过后实施。
第五条 报团委通过：由主席将活动方案及经费预算表交给团委，同意后方可实施活动。
第六条 具体实施：由开展活动的项目组负责人（分管副主席）对整个活动进行总体协调。活动过程大体分为前期宣传、活动组织落实、活动总结三个阶段。在活动的实施过程中，应以充分发动学生、具体策划细节、职责分工明确、信息沟通及时等为基本原则，高效的完成工作。
第七条 活动总结：活动结束后，递交详细活动总结及活动照片等相关材料，内容包括活动的时间、地点、进程、人员安排，活动的意义，活动的影响及经验总结等，及时就其取得的成绩和经验，以及存在的问题和今后的努力方向作出理性及感性的分析，为日后活动提供重要参考资料，于活动结束一周内由项目负责人整理完备后上交秘书处备案。
第七章 研究生会财务制度
为加强我院研究生会经费管理、使用的规范化、制度化、公开化，特制定以下制度。
第一条 经费使用管理规定
（一）学院研究生会成员应认真执行本制度，以厉行节俭、专款专用的精神要求自己，勤俭治会；
（二）研究生会经费用于研究生会各职能部门举办活动及购买办公用品；
（三）经费使用实行项目负责人负责制。各部购买所需物品须先报主席团，由主席、分管副主席、同意签字后方可报销；
（三）各部购买物品所开发票必须开具国家统一发票，应严格遵守发票管理规定；
（五）各部财务情况要在活动结束一周内向主管老师汇报，并登记存档，过期不候；
（六）秘书处对研究生会财务在活动结束进行项目经费汇总，向主席团汇报，以接受大家监督。
第二条 财务报销规定
（一）各部举办活动如需经费，必须提前填写经费预算表，经费的预算经主席团的批准及签字，报院团委审批。违反上述规定的，研究生会一律不负责其所需费用；
（二）经费结算应符合预算，若有超支，需写出总结，如无正当理由者，不予报销；
（三）各部日常活动所购物品均须从购买地点开具国家统一正式发票，发票上需填清楚物品具体名称、单价、数量及总金额（人民币大写）等；
（四）发票反面必须写明部门、用途、经手人；
（五）财务报销程序：各部所开发票及经费结算表需在活动结束一周内交副主席，进行汇总并做好记录，统一向学院报销。
第八章 附 则
本章程的解释权属于哈尔滨工业大学能源科学与工程学院研究生会。
