能源学院学生档案管理规范
为了加强学生档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学生成才和发展服务，根据《高等学校档案管理办法》精神，参照《哈尔滨工业大学档案工作规范》确定的学校档案工作原则，结合能源学院历年来档案管理工作的需要，制定本档案管理规范。
一、档案管理人员职责
学生档案由学院学生工作办公室档案管理人员管理、档案管管理人员必须遵守以下职责：
1、收集、鉴别和整理学生档案材料；
2、办理学生档案查阅、借阅和转递工作；
3、定期更新档案材料工作；
4、为有关部门和用人单位提供学生档案材料内容；
5、学习学工处、教务处等相关部门档案管理的指导；
6、处理档案因特殊原因的移交以及其他有关事宜。
二、档案内容
对入学新生的档案材料严格审核，档案中有以下材料：
1、学生的自然信息；
2、体检信息；
3、报考材料；
4、奖惩材料；
5、党建材料（团员材料、党员材料）。
学生在哈工大学习期间表现情况材料的添加，内容包括：
1、哈尔滨工业大学学生登记表；
2、学生学习成绩单；
3、学生学籍变更材料（退学、双学位、转学、转专业、出国等）；
4、哈尔滨工业大学毕业生登记表；
5、毕业体检表；
6、毕业生报到通知单；
7、奖惩材料（毕业论文（设计）题目及答辩成绩、各种评优材料）；
8、违纪情况（学校或院（系）给予学生违纪处分的决定、解除处分的决定。
受到留校察看以上处分时还应包括个人交待材料，事件经过材料）
9、其它学校文件要求的或院（系）认为有价值并征得学生工作部同意装入
档案的材料；
10、党建材料（包括入党申请书、入党志愿书、积极分子（预备党员）考察
表、思想汇报等）。
学生在校期间所形成的档案材料收集工作由院学工办负责，需相关部门提供时，由相关单位提供相应材料。学院对收集的材料要予以鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、需经组织审核盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。归档材料要打印或使用蓝黑、黑色钢笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写。
三、档案的保管、保护与保密
1、学院设有档案室存放学生档案，学生不得擅自保存自己的档案；
2、学生档案的借阅：必须经学院助管学生工作领导审批并履行借阅手续。
学生档案原则上不得外借；如必须借出使用时，要由借阅单位或部门出示书面借阅理由，由主要领导审批并严格履行登记手续，限期归还。借阅档案单位或部门对借出的档案要严格管理，不得擅自转借他人。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的学生档案；
3、档案管理人员及查阅人员应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、
圈划、抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容；不得擅自拍摄复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的必须经学生工作部同意；
4、保管学生档案的工作人员一定要将学生档案材料及时准确的放入学生档
案袋内，并要每年对所管档案全面核对，以便发现问题及时解决。
四、档案的转递
1、新生入学后两周内档案未到，档案管理人员负责催促档案，及时向学校
招生部门报告。对接到的档案要认真审核档案内容，对内容中发现的问题要及时解决，解决有困难时及时向档案提供单位反映。学校原则上不接收学生个人携带的档案和没有单位包封的传递档案。
2、学生毕业离校时其档案应登记、封装，在学生毕业离校一周内按时通过
学校机要交通转递，并要履行必要的交接手续，交接手续需保留三年、学生档案不准通过普通方式邮寄或交学生本人、学生家长或亲属、同学等人员携带。
3、转出的档案材料必须完整齐全，并且要进行封装，档案袋上要有学院学
生工作办公室的密封公章，全部档案材料必须一次性寄出不得扣留材料或分批转出。
4、档案转递的地址应严格按学生派遣证地址填写。
对因为各种原因退回的档案，在检查包封完整的基础上由学院继续保管。
